Анализ потоков информации и деятельности общего отдела Томского Государственного Педагогического Университета

В взаимосвязи с активным подъемом информационных потоков в подразделениях университетов, появляется надобность в использовании групповых средств автоматизации, которые сумели бы увеличить результативность, гибкость и скорость принятия управленческих решений.

Переход от бумажного к электронному документообороту – это одна из важных и первоочередных задач автоматизации учебного заведения.

Для того, чтобы повысить конкурентоспособность ВУЗа, в современных условиях бизнес – процессов, необходимо улучшить деятельность структурных подразделений и организационных структур. Ко всему прочему, требуется усилить их взаимодействие, с целью усовершенствования принятия управленческих решений.

Формирование современного документооборота в учебном заведении как базового структурного элемента деятельности организации, позволит повысить эффективность за счет внедрения СЭД/ECM, а также провести оптимизацию бизнес-процессов, обеспечить возможность использования данных в соответствии нормативными требованиями и ускорить время выполнения операций сотрудниками при обработке документов.

Система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации [2].

Выполнение этих условий приведет к снижению общих затрат на обработку документов, а также способно оказать влияние в целом на повышение конкурентоспособности.

Enterprise Content Management (ECM) — управление корпоративным содержанием, управление корпоративными информационными ресурсами. Под термином ECM подразумеваются технологии, используемые для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем пользователям организации. Более широкое понятие, нежели то, что заложено в концепции СЭД [2].

Современные университеты, считаются сложными по структуре и управлению организациями, которые с точки зрения внедрения информационных технологий, имеют ряд технических и организационных индивидуальностей. В одном ряду с основными функциями делопроизводства, соответствующими для различных организаций, документооборот высших учебных заведений содержит собственную специфику, а именно, большое количество бумажных документов, ведущих образовательную, научную и управленческую работу. Они складываются в всевозможных структурных подразделениях, как в ручном формате, так и с внедрением информационных систем.

В ВУЗах, как и в иных муниципальных организациях, в реальное время обширно используются следующие методы хранения и обработки документов: распечатка и хранение в бумажном формате, хранение в личных папках, сохранение на сетевых общих ресурсах, а ещё в информационных системах.

Современные критики, выделяют следующие особенности документооборота в учебных заведениях:

• глобальное многообразие информационных систем;
• обособленность данных и документов всевозможных отделов;
• начальный этап перехода от обычного документооборота к электронному (более 80 % документов в университете оформляются и применяются в бумажном формате);
• наличие специфических объектов документооборота (проекты, отчеты и пр.).

 Особенности, указанные выше, порождают ряд проблем автоматизации документооборота, которые можно свести к следующим:

• повторение информации в различных информационных системах;
• недостаточная актуальность, а временами противоречивость данных;
• человеческий фактор – неподготовленность кадрового состава;
• высокий бюрократический уровень принятия решений в виде множества согласований;
• постоянные структурные изменения в организации;
• слабая формализация и неопределенность бизнес-процессов, протекающих в ВУЗе.

Эти выводы в целом согласуются с данными и из других отраслей экономики.

Действенным подходом к выполнению перечисленных выше задач, с учётом своеобразных индивидуальностей учебного заведения, может стать использование наиболее развивающийся на новом этапе технологии электронного документооборота в сочетании с облачными технологиями обработки и хранения документов.

Однако при всем удобстве работы в таком режиме вузам не следует торопиться с решением по использованию облачных технологий. Эффективность облачных решений достигается в первую очередь тем, что хранение документов, поддержка актуальности данных, обеспечение сертификации системы в соответствии с требованиями законодательства о защите персональных данных во многом зависят от провайдера. Подобные системы применяются на коммерческой основе (включая доступ к хранилищу документов), что создает определенную зависимость от провайдера – коммерческой организации, при этом не следует забывать, что массив документов вуза является элементом государственных информационных ресурсов, а сам ВУЗ – источником комплектования фондов Государственного архива. Значительная часть документов учебного заведения, имеет постоянные и длительные сроки хранения, следовательно, полный переход на использование исключительно электронных документов с применением облачных технологий требует дополнительной проработки как на федеральном, так и на региональном уровне.

До принятия же соответствующих решений и нормативно-правовых актов, в вузах будут востребованы информационные системы, ориентированные на совместную обработку документов как в электронной, так и в бумажной форме.

Существенным представляется также то обстоятельство, что большинство ВУЗов Российской Федерации, работает сегодня в условиях дефицита финансовых ресурсов, обладая в тоже время значительным кадровым потенциалом, достаточным для создания поддержки и адаптации к постоянным изменениям собственной информационной системы.

Поэтому, с точки зрения финансовых затрат создание собственных программных средств зачастую выглядит более привлекательно, чем закупка готовых продуктов.

Исходя из этих соображений, для оптимизации информационно-документационного обеспечения вуза может быть применен метод частичного вмешательства (resoluton) – действие, не устраняющее проблему целиком и полностью, но существенно ослабляющее ее остроту.

Оригинал публикации (Читать работу полностью): Анализ потоков информации и деятельности общего отдела Томского Государственного Педагогического Университета