О хранении личных дел и персональных данных

В письме Минобрнауки России от 01.03.2021 г. «О рассмотрении обращения (О хранении личных дел абитуриентов и обучающихся)» даны письменные разъяснения по вопросу хранения личных дел абитуриентов и обучающихся

О хранении личных дел абитуриентов и обучающихся

В соответствии с частью 1 статьи 28 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» образовательная организация самостоятельна в осуществлении образовательной, научной, административной, финансово-экономической деятельности, разработке и принятии локальных нормативных актов в соответствии с Федеральным законом № 273-ФЗ, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и уставом образовательной организации.

К компетенции образовательной организации в установленной сфере деятельности относится индивидуальный учет результатов освоения обучающимися образовательных программ и поощрений обучающихся, а также хранение в архивах информации об этих результатах и поощрениях на бумажных и (или) электронных носителях (пункт части 3 статьи 28 Федерального закона 273-ФЗ).

С 2021/22 учебного года при подаче заявления о приеме поступающий представляет документы, указанные в пункте 46 Порядка приема на обучение по образовательным программам высшего образования — программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры, утвержденного приказом Минобрнауки России от 21 августа 2020 г. № 1076 (зарегистрирован Минюстом России 14 сентября 2020 г., регистрационный № 59805)…

О хранении личных дел абитуриентов и обучающихся 

О хранении персональных данных

В соответствии с положениями статьи 18 «Обязанности оператора при сборе персональных данных» Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» при сборе персональных данных, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оператор обязан обеспечить запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации.

 В статье 6 указывается, что хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

 Нормативными правовыми актами требования к условиям хранения личных дел обучающихся не определены. Такие требования закрепляются локальным нормативным актом образовательной организации. Организация вправе в обычном шкафу хранить личные дела, но доступ к ним ограничивать, например, запирая шкаф на ключ, размещая его только в кабинете лица, ответственного за работу с личными делами, определяя ограниченный круг лиц, допускающихся к работе с личными делами обучающихся…

 О хранении персональных данных 

Хранение документов об образовании в личных делах обучающихся по программам высшего образования

Приемная кампания 2021-2022 учебного года в вузах должна начаться по требованиям, установленным приказом Минобрнауки России от 21.08.2020 г. № 1076 «Об утверждении Порядка приема на обучение по образовательным программам высшего образования - программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры» (далее – Приказ № 1076). Приказом № 1076 отменяется действие приказа Минобрнауки России от 14.10.2015 г. № 1147 «Об утверждении Порядка приема на обучение по образовательным программам высшего образования -программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры» (далее – Приказ № 1147), которым образовательные организации высшего образования (далее  ОО ВО) руководствовались с 2016-2017 учебного года. В связи с введением новых требований к порядку приема у организаций возникли вопросы, в том числе связанные с комплектованием личных дел обучающихся.

Так в пункте 76 Приказа № 1147 говорилось, что при поступлении в организацию из поданных документов формируется личное дело поступающего, в котором хранятся оригинал или копия документа установленного образца. Также Приказом № 1147 за ОО ВО устанавливалось право самостоятельно заверять копии документов об образовании в случае предъявления оригинала.

Хранение документов об образовании в личных делах обучающихся по программам высшего образования 

О формировании личных дел по программам ДПО

В ответ на обращение специалистов «Информио» по вопросу формирования личных дел слушателей по программам профессионального обучения и дополнительным профессиональным программам, Департаменте государственной политики в сфере высшего образования Министерства науки и высшего образования Российской Федерации  дал разъяснения в письме от 16 декабря 2019 г.

В письме говорится, что в соответствии с частью 11 статьи 13 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (далее Закон об образовании) приказами Министерства образования и науки Российской Федерации от 18 апреля 2013 г. № 292 и от 1 июля 2013 г. № 499 утверждены соответственно Порядок организации и осуществления образовательной деятельности по основным программам профессионального обучения и Порядок организации и осуществления образовательной деятельности по дополнительным профессиональным программам.

 О формировании личных дел по программам ДПО 

Об обработке персональных данных

Статья 3 Федерального закона Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» даёт следующие определения, затрагивающие обработку персональных данных:

• обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
• распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
• предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.

В статье 88 «Передача персональных данных работника» Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ в качестве требований к работодателю в части передачи персональных данных определён ряд требований…

Об обработке персональных данных  

ТИПИЧНЫЕ ВОПРОСЫ ПО ДАННОЙ ТЕМАТИКЕ:

Вопрос:

В учебном плане в разделе общеобразовательной подготовки включена отдельная дисциплина - Индивидуальное проектирование (два семестра). Нужно ли в дипломе указывать отдельно оценку по дисциплине Индивидуальное проектирование и оценку за выполнение индивидуального проекта? Нужно ли прописывать тему индивидуального проекта также, как это делается для курсового проекта?

Ответ:

Поскольку в Общеобразовательный цикл учебного плана образовательной программы СПО включен учебный предмет - "Индивидуальное проектирование", также определён период, в течение которого предмет будет изучаться, установлены формы промежуточной аттестации, то результаты промежуточной аттестации должны быть сначала зафиксированы в зачетной книжке студента, образец которой утвержден приказом Минобрнауки России от 05.04.2013 г. № 240 "Об утверждении образцов студенческого билета для студентов и зачетной книжки для студентов (курсантов), осваивающих образовательные программы среднего профессионального образования", а далее эти результаты вносятся в диплом.

Если форма организации промежуточной аттестации предполагает защиту проекта, то оценка за прохождение процедуры защиты может являться оценкой, выставляемой по предмету в целом. Такие требования образовательная организация вправе устанавливать локальным нормативным актом, определяющим порядок проведения промежуточной аттестации (часть 1 статьи 58 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации", далее – Федеральный закон об образовании).

Требования к заполнению диплома об СПО установлены приказом Минобрнауки России от 25.10.2013 г. № 1186 "Об утверждении порядка заполнения, учета и выдачи дипломов о среднем профессиональном образовании и их дубликатов" (далее – Порядок) (ссылка в Информио - https://suz.informio.ru/?id=6876 ). В Порядке не говорится о необходимости отдельно отражать тему индивидуального проекта в дипломе об СПО и оценку за него так же, как тему курсового проекта (работы). Т.е. такие сведения в диплом не вносятся.

Вопрос от 23.03.2022 г.

Вопрос:

Помогите разобраться со следующими вопросами по персональным данным (ПД) в связи вступлением в силу с 1 марта 2021 года поправок в Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Нужно ли в заявление о приеме кроме фразы "Согласен (согласна) на обработку своих персональных данных в порядке, установленном ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ" добавить "и на их распространение", так как списки рекомендуемых к зачислению и приказ о зачислении размещается на официальном сайте ОО и на информационном стенде, и как правильно тогда сформулировать всю фразу? Нужно ли брать отдельное согласие и на распространение ПД для обучающихся и сотрудников и как правильно сформулировать его? Насколько полным должен быть перечень ПД, которые подписывающий согласие разрешает обрабатывать и распространять?  Это разные перечни и разные согласия (на обработку и на распространение)? Нет ли у вас примерных (типовых) форм всех возможных согласий для поступающих, обучающихся и сотрудников?

Ответ:

Частью 4 статьи 9 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" установлено, что согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных должно включать в себя, в частности:

1) фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

2) фамилию, имя, отчество, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя субъекта персональных данных);

3) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;

4) цель обработки персональных данных;

5) перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

6) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу;

7) перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

8) срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;

9) подпись субъекта персональных данных.

Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных (часть 1 статьи 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных").

Приказом Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18 утверждены требований к содержанию согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения (ссылка в Информио – http://suz.informio.ru/?id=36344 ). Приказ вступает в силу с 1 сентября 2021 г.

Т.к. типовые формы согласий законодательством не установлены, образовательная организация вправе самостоятельно локальным нормативным актом эти формы закрепить.

В согласии на обработку персональных данных может употребляться фраза: "Согласен (согласна) на обработку своих персональных данных в порядке, установленном Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных".

В согласии на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, может употребляться фраза: "Согласен (согласна) на обработку своих персональных данных с целью распространения в порядке, установленном Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных".

Вопрос от 19.12.2021 г.