Бережливые технологии в действии: образовательный проект "Совершенствование информационной системы по ДПО"

В последнее время  очень бурно обсуждается вопрос о бережливом производстве. Мы все чаще слышим такие словосочетания как «бережливые технологии», «бережливое производство», «бережливая поликлиника».

Многие регионы в качестве приоритетных программ развития заявляют программу «Бережливый регион» (например, Югра, Кемеровская область). А также все чаще ставится вопрос об оптимизации ключевых процессов в сфере образования с использованием инструментов бережливого производства.

Бережливое производство – это философия, которая основана на уважении к сотрудникам и постоянном совершенствовании процессов. Это действенная система простых решений, которая включает методы, подходы и эффективные инструменты, направленные на устранение потерь и оптимизацию процессов.

Суть бережливых технологий в том, что на предприятии или учреждении сокращаются так называемые «издержки» - т.е. лишние действия сотрудников, непрофильная для них работа, и в результате повышается производительность труда.

Центром разработки и внедрения принципов и методов бережливого производства стала автомобильная компания «Тойота» с уникальной системой качества, которая и легла в систему ЛИН.

Наиболее популярными инструментами и методами «бережливого производства» являются:

• Картирование потока создания ценности.
• Кайдзен – непрерывное совершенствование.
• Система 5С – технология создания эффективного рабочего места.
• Визуализация и др.

Какие же потери в образовательной сфере можно устранить при помощи данных методов?

1. Запасы: устаревшие базы данных и информация, избыточные архивы, незавершенные дела.
2. Дефекты: ошибки и пропуски в данных, непонятные требования, инструкции.
3. Перепроизводство: лишняя переписка, выполнение работы, не создающей ценности, подготовка ненужных отчетов и копий документов.
4. Излишняя сложность процессов, лишние шаги процессов: нечеткие должностные инструкции, дублирование выполняемых функций.
5. Ожидание: длительные сроки согласования и принятия решений, ожидание в очередях, ожидание информации и другие административные барьеры.
6. Лишнее передвижение: непрофильная работа (за обслуживающий персонал).
7. Лишнее перемещение: излишний документооборот, архивирование документов; неэффективность внутренних систем коммуникации (накопление непрочитанных сообщений и т.п.).

Актуальность проекта:

КГБПОУ «Рубцовский медицинский колледж» на сегодняшний день кроме обучения студентов по ППССЗ осуществляет и обучение по дополнительным профессиональным программам повышения квалификации и профессиональной переподготовки слушателей со средним медицинским и фармацевтическим образованием. В свете современных тенденций 85%  обучения проводится с применением дистанционных образовательных технологий. В связи с этим увеличилось количество сотрудников, задействованных в процессе проведения обучения слушателей по ДФО (дистанционной форме обучения), а также объем и уровень информации, необходимой для контролирования процесса обучения.

Сотрудники столкнулись в работе с рядом проблем:

• несвоевременность поступления информации от одного секретаря к другому об отсутствии академической задолженности обучающихся (для осуществления пересылки документов Почтой России);
• невозможность владения полным объемом информации об оплате за обучение, о результатах итоговой аттестации слушателей ДПО (дополнительного профессионального образования).

Цель проекта:

усовершенствовать систему контроля  за процессом обучения слушателей ДПО по ДФО  путем создания единой информационной базы данных.

Задачи проекта:

1. Проанализировать потери при работе с информацией и документацией отделения ДПО на каждом этапе обучения слушателя.
2. Используя кайдзен, выйти на рациональное решение проблемы.
3. Разработать универсальную электронную программу для систематизации информации по каждому слушателю ДПО.
4. Апробировать данную программу при проведении обучения слушателей ДПО.

Сроки реализации проекта: апрель 2019г. – октябрь 2019г. (6 месяцев)

Этапы работы над проектом:

I этап: организационный (апрель, 2019г.)

1. Проведено рабочее собрание коллег, задействованных в процессе обучения по ДФО на отделении ДПО для выяснения проблем в работе.
2. Проведен анализ имеющихся ресурсов во время картирования процесса, отмечены  положительные моменты:

• Наличие мессенджера для отправки сообщений внутри сети у всех сотрудников, задействованных в процессе обучения по ДФО.
• Наличие сетевых папок для хранения и обработки необходимых документов;
• Наличие защищенного сетевого ресурса с размещенными приказами по ДО (дистанционному обучению) и сканами БСО (бланков строгой отчетности).
• Наличие доступа к учебному контенту на сайте РМК (раздел ДПО) у отв. за ДПО, программиста, тьютора.

3. Обозначены проблемы и потери:

• несвоевременность поступления информации от одного секретаря к другому об отсутствии академической задолженности обучающихся (для осуществления пересылки документов Почтой России);
• невозможность владения полным объемом информации об оплате за обучение, о результатах итоговой аттестации слушателей ДПО.

II этап:  аналитический (май, 2019г.)

Создана рабочая группа по разработке и написанию универсальной компьютерной программы.

III этап: практический (июнь, июль, август, 2019г.)

Рабочая группа работала над созданием универсальной компьютерной программы.

IV этап: презентационный (сентябрь, 2019г.)

Рабочая группа презентовала функционал универсальной компьютерной программы.

V этап: контрольный (сентябрь-октябрь, 2019г.)

• Рабочая группа разместила всем задействованным в процессе обучения слушателей ДПО по ДФО сотрудникам на «рабочем столе» персональных компьютеров Ярлык с доступом к данной программе.
• Сотрудники, задействованные в работе системы ДПО по ДФО, имели возможность апробировать данную программу.

VI этап: рефлексивный (октябрь, 2019г.)

• Сотрудники, задействованные в работе системы ДПО по ДФО, обозначили проблемные моменты в работе программы.
• Все проблемы рабочей группой были устранены.

Результаты работы:

1. Создана компьютерная программа «Информационная система по ДПО» для систематизации информации по каждому слушателю ДПО.
2. Происходит колоссальная экономия времени на переходы задействованных сотрудников из кабинета в кабинет для выяснения интересующей их информации.
3. Отсутствует недовольство сотрудников работой друг друга, укрепляется командный дух.

Перспективы дальнейшего развития:

Данная программа может быть адаптирована для формирования базы данных при заполнении модуля ФИС ФРДО ДПО.

Литература:

1. Вумек Джеймс П., Джонс Дэниел Т.Бережливое производство: Как избавиться от потерь и добиться процветания вашей компании/Пер. с англ. 2-ое изд. М.: Альпина Бизнес Бук, 2005. 473 с. (Серия «Модели менеджмента ведущих корпораций»).
2. Волкова И.А. Отраслевые особенности внедрения системы бе-режливости // Бизнес. Образование. Право. Вестник Волгоградского института бизнеса. 2016. Август № 3(36). С. 21–25.
3. Концепция «Бережливый регион вХанты-Мансийском автоном-ном округе – Югре» от 19 августа 2016 года № 455-рп [Электронный ресурс]. URL: http://www.uppro.ru/library/production_management/ files/koncepciya-berejlivyj.html (дата обращения: 01.03.2017).
4. Петрова В.С. Проблемы устойчивого регионального развития //Культура, наука, образование: проблемы и перспективы Материалы V Международной научнопрактической конференции. Нижневартовск: НВГУ, 2016. С. 321–324.
5. УДКМатериалы очно-заочной Региональной научно-практической конференции г. Нижневартовск, 31 марта 2017 года Издательство Нижневартовского государственного университета

Оригинал публикации: Бережливые технологии в действии: образовательный проект  "Совершенствование информационной системы по ДПО"