Обмен опытом

См. также:

Уважаемые коллеги. Размещение авторского материала на страницах электронного справочника "Информио" является бесплатным. Для получения бесплатного свидетельства необходимо оформить заявку

Положение о размещении авторского материала

Размещение информации

Использование принципов бережливого производства в работе приемной комиссии КГБПОУ "Каменский медицинский колледж"

04.12.2019 749 1237
Комисарчук Ольга Сергеевна
Комисарчук Ольга Сергеевна, методист

Каменский медицинский колледж

Одним из важных аспектов государственной политики в здравоохранении является повышение качества подготовки медицинских кадров, в том числе с внедрением новых образовательных технологии с учетом стратегических и приоритетных направлений развития медицины в нашей стране.

Для эффективности образовательных услуг, повышения удовлетворенности обучающихся и имиджа колледжа необходимо постоянно преодолевать внутренние и внешние барьеры, изменять образ мышления и поведения сотрудников, в полной мере использовать интеллектуальный потенциал, концентрировать внимание к нуждам обучающихся и сотрудников.

Одно из важнейших значений в колледже имеет приемная компания. Поэтому принципы  бережливого производства мы начали внедрять именно в   период приема документов от абитуриентов. В период подачи заявления, абитуриенты  часто находятся в состоянии когнитивного диссонанса и  основная задача сотрудников приемной компании - ликвидация данного психологически дискомфортного явления. Важно дать абитуриенту четкую, структурированную и объективную информацию об учебном заведении и создать благожелательную психологическую атмосферу индивидуального внимания к каждому абитуриенту  - что окажет положительное влияние на человека, находящегося в ситуации выбора.

Приемная комиссия в нашем колледже осуществляет свою работу в минимальном составе. Непосредственное взаимодействие с абитуриентами в период приема документов  осуществляют 2 технических секретаря и ответственный секретарь (из-за  относительно небольшого количества абитуриентов).  В случае, отсутствия очереди,  технические секретари - работают с документами, а ответственный секретарь  - непосредственно взаимодействует с абитуриентами и их родителями, консультируя и отвечая на вопросы.

Сложности возникают в случае обращения одновременно большого количества абитуриентов. Так как увеличивается документооборот и на социально-психологический компонент взаимодействия с абитуриентами, сотрудники вынуждены уделять минимум времени.

Поэтому, в 2017 году в исполнении приказа, утвержденного Министерством образования и науки Алтайского края по апробации модуля «Зачисление в профессиональную образовательную организацию» АИС «Е-услуги. Образование» наш колледж вошел в состав участников апробации модуля при комплектовании на 2017-2018 учебный год.

Принцип бережливости заключается в том, что модуль «Зачисление в профессиональную образовательную организацию» АИС обеспечивает возможность выполнения в электронном виде следующих основных процедур:

- прием заявлений на зачисление в колледж в дистанционной форме через сеть Интернет, а также ввод и регистрация заявления на зачисление в ПОО в электронном виде секретарем приемной комиссии;

- формирование единого массива данных об абитуриентах;

- формирование различных статистических и аналитических отчетов, связанных с оказанием электронной услуги.

АИС интегрирована с АИС «Сетевой город. Образование» модуль для ПОО», что обеспечивает автоматизированную передачу сведений о студентах, зачисленных в ПОО.

Также АИС интегрирована с Единым порталом государственных услуг, что обеспечивает возможность подачи заявления на получение электронной услуги посредством ЕПГУ.

При подведении итогов апробации было отмечено, что  АИС позволяет реализовывать сокращение бумажного документооборота.

Наш колледж и сейчас продолжает успешно осуществлять  прием документов с помощью региональной информационной системы АИС «Е-услуги. Образование».

В ходе приемной компании 2019 год количество электронных заявлений составило  15%  от общего количества поданных заявлений.  Также мы полностью отказались от бланка заявления для самостоятельного заполнения абитуриентом, что исключает возможность ошибки и повторного переписывания заявления.

Для сокращения времени подачи документов поступающими,   на информационном стенде  визуализированы ответы на часто задаваемые вопросы. При необходимости, поступающие могут самостоятельно сделать ксерокопию своих документов, на копировальном аппарате, который находится в свободном доступе.

В результате, у абитуриента достаточно времени для беседы с сотрудником приемной комиссии, что позволяет дать абитуриенту не только информацию об учебном заведении и будущей профессии, но и при необходимости «склонить» абитуриента к выбору  в пользу нашего учебного заведения.

Для создания оптимальных условий для работы, поддержания порядка, чистоты, аккуратности, экономии времени и энергии, сотрудники приемной комиссии организуют рабочее место  по системе 5S, которая является инструментом бережливого производства.

  1. В первую очередь, на рабочем месте все предметы разделяются на необходимые и ненужные. Производится удаление ненужных предметов. Эти действия на рабочем месте приводят к улучшению культуры и безопасности труда. Все сотрудники приемной комиссии вовлекаются в отсортировку и определение предметов, которые должны быть: а) немедленно убраны; б) перенесены в место для хранения; в) оставлены, как необходимые и для выполнения работы.
  2. Затем наводится порядок с необходимыми предметами. Необходимые предметы располагают на определенные места так, чтобы они были легко доступными для каждого, кто пользуется ими. Для быстрого поиска все личные дела промаркированы. Используется правило 30 секунд: любая вещь должна быть найдена не более, чем за 30 секунд.
  3. Рабочие зоны для сотрудников - разграничены. Рабочее место регулярно и часто убирается, чтобы в случае, когда что-нибудь понадобится, оно находилось на месте и в рабочем состоянии.
  4. Поддерживается порядок и чистота, через визуализацию, посредством регулярного выполнения первых трех шагов. Обязательны ежедневные уборки по окончанию рабочего дня (на рабочей поверхности стола не оставлять открытых документов, канцелярских принадлежностей,  папки выровнены, компьютер и монитор выключены).  Все документы упорядочены, категоризированы и находятся в легкой доступности.
  5. Планируется в дальнейшем самые эффективные решения, найденные в ходе реализации первых трех шагов закрепить в понятной форме, чтобы стать наглядными и легко запоминающимися.

Для совершенствования методов бережливого производства, необходимо чтобы деятельность в соответствии с методикой 5S была неотъемлемой частью рабочего дня и войти в привычку. Следует наглядно демонстрировать сотрудникам результаты их деятельности (было и стало). 

Результат использования системы 5S позволил достичь рациональной организации рабочего окружения и как следствие: - улучшить морально-психологическую обстановку в коллективе.

Внедрение принципов бережливого производства позволило поддерживать в порядке и совершенствовать рабочее место, распределить часть нагрузки на самих поступающих, в том числе при личном обращении. Также это позволило уменьшить штат сотрудников, обслуживающих приемную компанию, и при этом снизить количество возникающих  ошибок и увеличить скорость обработки заявлений. Сокращение количества операций, времени пребывания в колледже, благоприятная эмоциональная атмосфера - все это, несомненно, повышает удовлетворенность абитуриентов и их родителей, и благополучно влияет на общий престиж колледжа.

Внедрение бережливых технологий несомненно будет способствовать повышению эффективности всех процессов нашего колледжа. Планируется ввести в учебный план дисциплину: «Бережливое производство», добавить раздел в тематику ВКР, посвященный бережливому производству и т.д.

 

Список литературы:

  1. Ваганова, О.В., 2018. К вопросу о формировании концепции «Бережливый ВУЗ» / Управление устойчивым социально-экономическим развитием: проекты, инновации, технологии бережливого производства // Материалы Всероссийской научно-практической конференции (с международным участием) 16 ноября 2018 г., Белгород.
  2. Вэйдер М. Инструменты бережливого производства. М. : Альпина Бизнес Букс, 2007. 125 с.
  3. Кудряшов А. В. Бережливое производство: проблемы и опыт внедрения // Методы менеджмента качества. 2013. № 4. С. 4–9.
  4. Погребняк, С. Бережливое производство. Формула эффективности / С. Погребняк. - М.: Триумф, 2013. - 466c.

                        

 Оригинал публикации: Использование принципов бережливого  производства в работе приемной комиссии  КГБПОУ "Каменский медицинский колледж"




Назад к списку


Добавить комментарий
Прежде чем добавлять комментарий, ознакомьтесь с правилами публикации
Имя:*
E-mail:
Должность:
Организация:
Комментарий:*
Введите код, который видите на картинке:*