Прошлое, настоящее и будущее справки

Углубляя знания по дисциплине «Документационное обеспечение управления», проведена исследовательская работа о роли и перспективах использования документов, с которыми на протяжении своей жизни встречается каждый человек – о справках. В работе рассмотрены современные правовые акты, регламентирующие оформление справок, место справок в управленческой деятельности и их виды, формы реализации прав граждан через справки, перспективы документа в связи с цифровизацией. Работая над исследованием, удалось узнать много нового и интересного о документах и развитии документационного обеспечения.

Справка – документ, создаваемый для подтверждения фактов, событий, связанных с основной деятельностью организации или для подтверждения фактов биографического или служебного характера [8].

Правовой основой для возникновения справок являются Конституция Российской Федерации (статья 33 о праве обращения граждан в органы власти) [1], Трудовой кодекс Российской Федерации (статья 62 о выдаче документов, связанных с работой) [2], Налоговый кодекс Российской Федерации (статья 230, пункт 3 о выдаче справок о доходах и удержанных налогах физических лиц) [3], Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан» [4] и другие.

Справки по отношению к организационным и распорядительным документам играют служебную роль, так как содержат сведения, побуждающие принимать определенные решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого действия в каждой конкретной ситуации. Особенностью справок является то, что они в процессе документооборота идут снизу по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации и т.д. [11].

Сопроводительные, отчётно-аналитические справки, отражают основную (производственную) деятельность организации (о документообороте предприятия, о состоянии исполнения документов, о текучести кадров, об организации грузоперевозок, о согласовании проекта документов и др.). Аналитические справки содержат информацию по вопросу, который требует решения. Справки информационного характера составляются по запросу и с целью информировать руководство о положении дел.

Внешние справки составляют по указанию вышестоящей организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их оформляют на специальном бланке формата А4 или на бланке письма (так называемом фирменном бланке) с указанием вида документа. Их подписывает руководитель организации или его заместитель. Если справка содержит сведения финансового характера, её подписывает и руководитель, и главный бухгалтер с удостоверением оттиском печати, если печать в организации предусмотрена [5]. Внешние справки составляют в двух экземплярах, один отправляют, второй подшивают в дело организации.

Текст справки может состоять из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие основанием или поводом для её составления. Во второй части приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Если справку готовят по нескольким вопросам, то текст делят на разделы, которые нумеруют. Выводов и предложений в справке не приводят [12].

Внутренние справки составляют по указанию руководства и представляют на рассмотрение. Такие справки подписывает составитель.

Справки, которые подтверждают факт биографического или служебного характера, называют еще справками по личному составу. Именно с такими справками знаком каждый гражданин.

Наиболее часто составляются справки о подтверждении места работы, занимаемой должности, о заработной плате (по специальной форме), о месте проживания, составе семьи, о трудовом стаже, об избрании на выборные должности, об образовании.

Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы [3].

Такие справки всегда являются внешними, поэтому подписывают их двумя лицами – руководителем организации и главным бухгалтером или руководителем организации и руководителем кадровой службы, удостоверяя оттиском печати организации, если таковая предусмотрена уставом.

Наименование организации, куда выдают справку, должно быть оформлено реквизитом «Адресат» в правом верхнем углу. Но иногда адресат смещают в конец текста и используют формулировку: «Выдана по месту требования» или «Выдана для представления в такой-то орган».

Справки регистрируют отдельно от других документов в книге выдачи справок. Для справок, изготовленных в нескольких экземплярах, номер экземпляра проставляется через дробную черту (например, № 138/2).

Справки по личному составу выдаются без оставления копий (кроме особых служебных случаев).

В течение уже многих лет справка считается элементом бюрократизма. Поэтому существует множество сатирических произведений о справках. Например, в гениальной миниатюре Аркадия Райкина о хождении по бюрократическим инстанциям фраза, ставшая крылатой, очень точно отражает суть хождений: «Дайте мне справку, что вам нужна справка о том, что мне нужна справка…». А из миниатюры Спартака Мишулина и Рудольфа Рудина «Верблюд или: А справочка есть?» все еще в ходу такая фраза: «Докажи, что ты не верблюд».

В фильме-комедии «Жених с того света», созданном известным режиссёром Леонидом Гайдаем, рассматривается коллизия о том, как руководитель учреждения «КУКУ» Петухов, бесконечно требующий справки от других людей, сам попадает в сложное положение. И однажды, после нескольких дней отсутствия обнаружил, что из-за бюрократической ошибки его якобы похоронили. Для восстановления из мёртвых простого присутствия, как доказательства, оказывается мало. Теперь этому бюрократу самому необходимо получить справку, что он жив, а это оказывается совсем непросто. Надо отметить, что и в настоящее время такой факт доказывается в судебном порядке.

В романе Михаила Афанасьевича Булгакова «Мастер и Маргарита» один из действующих лиц, Николай Иванович, побывав на балу Сатаны, выпросил у Воланда справку, а Кот Бегемот продиктовал: «Сим удостоверяю, что предъявитель сего Николай Иванович провел упомянутую ночь на балу у сатаны, будучи привлечен туда в качестве перевозочного средства... поставь, Гелла, скобку! В скобке пиши «боров». Подпись – Бегемот» [7].

И, тем не менее, именно справка выступает в качестве формы реализации прав граждан. Всем известно, что каждый гражданин Российской Федерации, а также иностранный гражданин или лицо без гражданства имеет право обратиться в суд, прокуратуру, иные компетентные органы. Подтверждение правомочности спора требует представления документов, в том числе и справок, так как именно они содержат описание и подтверждение фактов, событий [8].

Обратившись в суд с исковым заявлением об обмене некачественного товара (о расторжении договора купли-продажи и взыскании уплаченной суммы), необходима справка мастерской гарантированного ремонта или завода-изготовителя о выявленной неисправности товара. К иску об уменьшении размера алиментов необходимо обязательно представить справку о заработной плате. К этому списку стоит добавить справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ. Эту справку чаще всего оформляют при увольнении работника, она нужна для определения сумм налоговых вычетов. Кроме того, ее может запросить банк при получении работником кредита.

Много запросов поступает в архивные учреждения о выдаче справок, подтверждающих сведения о деятельности организаций, должностных лиц, работников. Такая информация выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки. К архивным справкам предъявляются особые требования, их составляют только на основе подлинников или заверенных копий документов. При отсутствии документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в организации официальных служебных печатных материалов (например, ведомственного телефонного справочника). Текст справки должен быть кратким, ясным, исключающим двойное толкование. Нельзя написать: «Из материалов видно, что…», следует давать четкие формулировки: «В распоряжении № 18 от 17 мая 1976 года значится Сидоров Петр Ильич» и т.п. Если слова подлинного документа, вызывают сомнение, то их оговаривают словами «так в документе». Например, нельзя написать полностью имя и отчество, если есть только инициалы, хотя гражданин и предъявил паспорт с той же фамилией и совпадающими инициалами и т.д. [10].

Существенным элементом разбюрокрачивания стало внедрение так называемого «одного окна». Речь идет о многофункциональных центрах (МФЦ). На сегодняшний день эта служба работает под названием «Мои документы». Одной из главных целей МФЦ является ускорение процесса оформления документов. Теперь в одном месте можно получить, например документы о признании преимущественного права покупки доли в общей собственности на жилой дом, о регистрации спорного жилья вместо хождения по инстанциям и сбора многочисленных справок.

Поставленная Правительством Российской Федерации задача цифровизации всех сторон жизни государства и граждан должна привести к искоренению бумажных документов, в том числе и справок.

Электронные технологии способны полностью изменить как производственные, так и бизнес-процессы. Современные гаджеты избавляют от медленной работы с бумажными документами, дают возможность специалистам заниматься плодотворной творческой работой.

Полностью электронная рабочая среда обычно называется «безбумажным офисом». И этот термин существует с 1973 года (тогда это было мечтой). Сейчас безбумажный офис существует, в нем реализованы системы электронного документооборота, работает электронная почта, служащие пользуются системами мгновенных сообщений, активно используются видеоконференции, передача отчетов в электронном виде, ведение бизнеса через сеть Интернет. Гаджеты в виде карточек, мобильных телефонов, браслетов служат средством расчета. Ещё одним современным гаджетом является чип. «Продвинутые» молодые люди вживляют его и используют во многих сферах деятельности.

В приказе Минпромэнерго № 311 от 7 августа 2007 года «Об утверждении Стратегии развития электронной промышленности России на период до 2025 года» и приложения «Стратегия развития электронной промышленности России на период до 2025 года» говорится о динамичном развитии электронной промышленности [6]. В связи с этим в средствах массовой информации появились предположения о чипизации населения.

По нашему мнению, если вживляемые чипы и будут использовать, то только те граждане, которые сами этого пожелают. Развитие электронной компонентной базы (ЭКБ) позволит заинтересованным органам получить справку о гражданине в электронном виде, это будет персональный ключ для всего без всяких бумажных вариантов и бюрократической волокиты. Таким нам видится конец бумажному варианту справки.

Список литературы

1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993). – Режим доступа: КонсультантПлюс.

2. Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ) от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ. – Режим доступа: КонсультантПлюс.

3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 05.02.2018). – Режим доступа: КонсультантПлюс.

4. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 № 59-ФЗ (последняя редакция) – Режим доступа КонсультантПлюс.

5. ГОСТ Р 7.0.97-2016 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. – Режим доступа: КонсультантПлюс.

6. Приказ Министерства промышленности и энергетики РФ от 07.08.2007 № 311 «Об утверждении Стратегии развития электронной промышленности России на период до 2025 года». – Режим доступа: http://www.rusnanonet.ru/news/6833/.

7. Булгаков, М.И. Мастер и Маргарита. – СПб., Вита Нова, 2005. – с.221.

8. Документационное обеспечение управления: учебник / С.А. Глотова, А.Ю. Конькова, Ю.М. Кукарина, Е.А. Скрипко; под общ.ред. Т.А. Быковой. – М.: КНОРУСС. 2018. – С.118.

9. Качалов, В.И. Образцы судебных документов: Схемы и комментарии. Учебно-практическое пособие / В.И. Качалов, О.В. Качалова – М.: Издательско-книготорговый центр «Маркетинг», 2002. – С. 35-94.

10. Крайская, З.В. Архивоведение. Учебник для средних специальных учебных заведений / З.В. Крайская, Э.В. Челлини – М.: Норма, 1996. – С.195.

11. Организация работы с документами: учебник / В.А. Кудряев и др. – М., ИНФРА-М, 1998. – С. 30-52

12. Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела: Энциклопедия делопроизводства. – Режим доступа: http://www.edou.ru/enc/razdel23/?COURSE_ID=4&LESSON_ID=79.

Оригинал работы: Прошлое, настоящее и будущее справки