Архив документации образовательного учреждения

Постоянный рост объема обрабатываемых документов связанно с их хранением и использованием, что ведет к снижению производительности труда. По оценкам консалтинговых компаний общий объем информации удваивается за 5 лет и учетверяется за 10 лет, 15 процентов всех бумажных документов безвозвратно теряется, и рабочие группы тратят до 30 процентов своего времени в попытках их найти. При этом соотношение количества бумажных и электронных документов составит через пять лет 50 на 50 процентов, а через 10 лет - 30 на 70 процентов. Количество электронных документов удваивается за год, а бумажных документов растет только на 7 процентов. В последнее время большинство в деловом мире есть тенденция перехода от работы с бумажными документами к электронным. По данным компании «Ernst & Young» при переходе к электронным документам рост производительности сотрудника увеличивается в 25-50 раз, время обработки одного документа уменьшается более чем на 75 процентов, а расходы на оплату площади для хранения документов сокращаются в 80 раз. В то же время стоимость электронных систем хранения данных постоянно уменьшается, а их емкость между тем возрастает. Это подталкивает к переводу всей документации в электронный вид, то есть к организации электронного архива[1].

Основная задача электронного архива – оперативное обеспечение доступа к необходимым документам. Поиск документа в бумажном архиве может отнимать до недели рабочего времени. Как следствие общая эффективность работы бумажного архива с каждым годом падает. Таким образом, создание электронного архива документов организации встает острой проблемой перед специалистами.

Тема настоящей статьи — организация электронного архива документации масштаба образовательного учреждения. Отличительными особенностями систем управления документами являются:

• надежная защита данных от несанкционированного доступа;
• высокая производительность при многопользовательской работе;
• гибкость в настройке и открытость;
• работа с большими объемами информации;
• использование различных механизмов поиска информации (атрибутивный поиск, поиск по индексу (полнотекстовый поиск) и нечеткий поиск по битовым маскам);
• возможность иерархического хранения документов на различных типах носителей с миграцией данных (HSM);
• работа с информацией, находящейся в различных системах (файлах документов, на WWW, в почтовых сообщениях и др.);
• поддержка удаленных и мобильных пользователей и их групп (обучающиеся и преподаватели);
• отказоустойчивость.

Причем надежное хранение информации для систем масштаба образовательное учреждение подчас важнее, чем производительность.

Как правило, когда говорят «архив», сразу возникает образ длинного ряда стеллажей, заваленных пыльными папками, т. е. под архивом понимают нечто стабильное, застывшее. На самом деле это только одна из разновидностей архива — архив длительного хранения, или статический. Именно в таком архиве хранятся утвержденные документы. Но очень часто имеет смысл хранить еще не утвержденные документы.

Данная потребность может быть вызвана несколькими причинами. 1. Задачей обеспечивать доступ нескольких сотрудников к одному документу. Это практически обязательное условие при групповом проектировании, или, как сейчас модно говорить, конкурентном инжиниринге. 2. Требования по централизованному хранению разрабатываемых документов, что обуславливаются необходимостью защиты информации от промышленного шпионажа и предотвращения выполнения работниками различных «левых» работ. Неутвержденные документы, находящиеся в архиве, регулярно изменяются — таким образом, речь идет об архиве временного хранения, или динамическом. Очевидно, что система управления документацией образовательного учреждения должна сочетать в себе возможности по организации как статического, так и динамического архива. Для эффективной работы электронного архива образовательного учреждения необходимо подключение к нему не только клиентских рабочих мест служб документации, но и всех потребителей, реально работающих с архивом (запрашивающих информацию и отправляющих документы в архив временного хранения).

Схема построения электронного архива образовательного учреждения

В зависимости от конкретной реализации наиболее часто используются двух- и трехуровневые логические схемы построения архивных систем На самом низшем уровне располагается рабочий электронный архив, в котором находятся вновь создаваемые неутвержденные документы. Физически документы, как правило, размещаются на компьютере автора. Средний уровень (встречается не всегда) отвечает за хранение документов, проходящих утверждение. В ряде случаев эту функцию берет на себя архив пользователя. На данном этапе документы могут храниться уже как на его компьютере, так и на сервере образовательного учреждения. Высший уровень — это электронный архив образовательного учреждения, в который помещаются документы после утверждения (и другие, требующие архивного хранения). Документы хранятся на одном или нескольких серверах архивной службы образовательного учреждения, а также на внешних устройствах массового хранения информации и съемных носителях.

Специфика работы с документами.

Построение электронного архива образовательного учреждения заключается в хранении большого числа документов, справочников, наработок преподавателей, электронных экземпляров книг, чертежей (как в векторных, так и в растровых форматах) и связанных с ними документов (спецификаций, технической документации и т. п.). Уже сам процесс ввода информации в электронный архив с бумажных носителей требует иного программного и аппаратного обеспечения, чем для просто текстовых документов. Помимо этого, при обработке документов используется специальное прикладное программное обеспечение — системы автоматизированного проектирования, интеграция которого с архивной подсистемой представляет собой сложную и неоднозначную задачу. И, наконец, в образовательном учреждении используется офисное программное обеспечение, интеграция которого с системой электронного архива крайне желательна. Большинство предлагаемых в настоящий момент на рынке систем управления документами ориентированы или только на работу с офисными приложениями и документами, или только с технической документацией (так называемые системы TDM). Система, обеспечивающая интеграцию в единое целое офисного и технического документооборота, заслуживает самого пристального внимания.

С чего же начать?

Для организации электронного архива документации необходимы следующие компоненты.

1. Средства для перевода информации с бумажных носителей в электронную форму.
2. Средства для хранения данных — архив (сервер иди электронный хранитель).
3. Система передачи данных, (наличие локальных сетей).
4. Средства для печати копий архивных данных.
5. Программное обеспечение системы управления документами (электронной архивной системы).

Выбор сетевой операционной системы

Групповая работа в настоящее время не представляется возможной без объединения компьютеров в сеть. А уж организация корпоративного электронного архива без этого просто невозможна. Если у вас уже установлена сеть и используется сетевая операционная система, то крайне желательно, чтобы выбранная вами система электронного архива поддерживала работу в данной сети. В противном случае придется переходить на новую сетевую операционную систему, что связано с большими неудобствами, или не использовать такую архивную систему. Что, скорее всего, вы и сделаете. Отсюда вывод: система электронного архива должна поддерживать работу с как можно большим количеством сетевых операционных систем. Желательно использование одного типа сетевой операционной системы в масштабах образовательного учреждения.

Где хранить данные?

Относительно аппаратного обеспечения для архивного хранения данных все зависит от ваших финансовых возможностей — можно поставить RAID-массивы жестких дисков. Для хранения архивных данных, предназначенных только для чтения, все чаще приобретаются дисководы для записи дисков DVD

Система электронного архива должна позволять строить сложные иерархические распределенные системы архивов.

Должны поддерживаться различные типы данных: текстовые, графические, табличные, видео, аудио и т. п. Очевидно, что для управления электронным архивом масштаба образовательного учреждения не подходят «настольные» СУБД, построенные по технологии плоских баз, — они изначально создавались как однопользовательские, поэтому при работе в сети они ведут себя не самым лучшим образом перегружают сеть, что существенно снижает скорость ответа на запрос, особенно при большом количестве пользователей. Кому понравится ждать ответа на запрос в течение получаса?

Серверы баз данных типа Sybase SQL Server, MS SQL Server, Oracle и другие SQL-серверы прекрасно справляются с задачей хранения больших объемов данных и обработкой многих запросов пользователей. При этом по сети пересылаются только запрос пользователя и ответ на него, а вся операция по поиску данных производится на мощном сервере. Ясно, что нагрузка на сеть при этом резко снижается.

Система электронного архива образовательного должна обеспечивать интеграцию с пакетами офисного программного обеспечения. В любом проекте вместе с чертежами присутствует техническая документация, которая создается, например, в «Лексиконе» или MS Word. Вся информация о проекте должна храниться вместе и быть взаимосвязанной, чтобы при изменении какой-либо ее части не возникало рассогласование, т. е. не нарушалась целостность данных. При группировке документов значительно упрощается их поиск.

Что хранить: вектор или растр?

Всем, кто работал с системами автоматизации черчения и САПР, известно, что в подавляющем большинстве случаев они оперируют информацией в векторных форматах. Достоинства векторных изображений в том, что их легко можно изменять, масштабировать и, в ряде случаев, проще отображать. Но изображения, введенные в компьютер с помощью сканеров, имеют растровый формат. Растровые форматы, к сожалению, не воспринимаются в чистом виде большинством САПР. Поэтому активное развитие получили системы перевода изображений из растровых форматов в векторные — векторизаторы.

СКАНИРОВАНИЕ и ВВОД.

Документация

в зависимости от профиля и истории имеются различные документы, как по содержанию, так и по состоянию, форматам.

Сканирование

Сканирование – способ перевода документа из бумажной формы в электронный. Сканирование является составляющей процесса перехода от бумажного ведения дел и бумажных архивов к электронным системам хранения информации и работы с ней.

Ввод и индексация

Одним из наиболее трудоемких и длительных этапов внедрения любой системы электронного документооборота является первичный залповый ввод информации. Будь то сканирование и создание минимальной карточки электронного документа с 4-5 атрибутами или полное распознаванием текста документа...

Оборудование

Сканирование осуществляется аппаратным обеспечением - сканерами, системами хранения, компьютерами и других вспомогательных устройств.

Работа через Internet/intranet

Поиск более простого и дешевого по сравнению с традиционными системами управления документами решения приводит многих к идее организовать работу с использованием сетей Internet/intranet. В зависимости от сложности обеспечения взаимодействия можно выделить следующие основные уровни организации работы.

1. Сеть Internet/intranet используется для передачи почтовых сообщений. При этом документы просто пересылаются по почте, и ни о какой совместной работе через Сеть говорить не имеет смысла.
2. Использование Сети для чтения информации из архива с помощью стандартных браузеров. Этот вариант представляется для большинства оптимальным по соотношению цена/качество из всех способов работы через Internet на настоящем этапе. Причем документы из архива открыты только для чтения, что способствует защите данных, и обычно публикуются на Web-сервере.
3. Использование приложений для работы через Internet. Этот вариант предлагает пользователям наибольшие возможности, но он же имеет и наибольшее количество уязвимых мест с точки зрения безопасности данных. Его можно рекомендовать только тогда, когда компания оснащена необходимыми средствами защиты (брандмауэрами и т. п.) от вторжения извне и имеет в своем штате квалифицированных системных специалистов. И если вы планируете открыть доступ к вашим данным заказчикам, то дополнительно накладываются высокие требования на совместимость созданных страниц с различными браузерами.

Ввод информации в архив с бумажных носителей.

Архив содержит бумажную документацию. Проблема перевода накопленной информации с бумажных носителей в электронную форму усугубляется большим форматом (до A0) и плохим качеством носителей (ватман, синьки, кальки). Отдельное место занимает вопрос ввода информации с бумажных носителей. Поскольку формат исходных документов очень большой, то стандартные сканеры формата A4 непригодны для массового ввода технических документов. Для ввода документов формата до A0 служат специализированные сканеры, производительность которых значительно ниже (по понятным причинам). Эти сканеры обеспечивают точность, нужную для ввода чертежей или карт. Кроме того, учитывая плохое качество бумажных документов (калек и синек), совершенно необходимыми представляются фильтрация фона и компенсация искажений носителей.

Настройка системы на соответствие требованиям отечественных стандартов

Для того чтобы система электронного архива образовательного учреждения реально работала, она должна соответствовать требованиям ГОСТов, в первую очередь ЕСКД, в частности ГОСТ 28388-89 «Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения». На каждый электронный документ должен выпускаться «Удостоверяющий лист» по ГОСТ 28388-89, на бумажном носителе. Изменения следует вносить в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503, ГОСТ 2.505, ГОСТ 19.603, ГОСТ 24.401 и ГОСТ 28388.

Основные преимущества электронного архива

Список источников

1. Артемьев В. Методы и средства автоматизации учрежденческой деятельности // Материалы пленарного доклада на конференции «Офисные информационные системы 96».
2. Климов В. Концепция построения системы управления документами // Материалы пленарного доклада на конференции «Офисные информационные системы 96».
3. Концепция построения системы управления документами по материалам публикаций сотрудников компании ВЕСТЬ-Метатехнология Интернет ресурс URL: http://citforum.ru/seminars/cis99/vest32.shtml. 3
4. Коробкова А. А. Проектирование систем электронного документооборота» На тему «Автоматизация процесса ввода потоков входных документов. Перевод документов из бумажной формы в электронную. Машиночитаемость документов»
5. Методы и средства офисной автоматизации для обработки информации Интернет ресурс URL: http://znanie.podelise.ru/docs/89727/index-2078.html. 2009 5
6. Правовые и организационные основы электронного документооборота Интернет ресурс URL: http://bibliofond.ru/view.aspx?id=652993#2.
7. Программные продукты RES: ЛЭП 0,4-10 кВ и RES: МЗ — возможности и перспективы Журнал "САПР и графика" Интернет ресурс URL: http://www.sapr.ru/article.aspx?id=21724&iid=992. 20
8. Электронный документ и его место в делопроизводстве и архивном деле Интернет ресурс URL: http://www.char.ru/412/289832.htm.